Zaproszenie do złożenia ofert na realizację zadania

Gostyński Ośrodek Kultury „Hutnik”

ul. Hutnika 4, 63-800 Gostyń; NIP 6960011359

zaprasza do złożenia ofert na realizację zadania:

Kompleksowa obsługa i organizacja imprezy masowej ,,DNI GOSTYNIA 2026",

która odbędzie się w dniach 15-16 maja 2026 r. w Gostyniu na torze kartingowym przy ulicy Młyńskiej 3, o wartości nieprzekraczającej kwoty:

·       wariant I: 340.000,00 zł brutto

·       wariant II: 490.000,00 zł brutto

1.     Oferta powinna być oparta o Autorski program wydarzenia sporządzony przez oferenta, który musi zapewniać:

1.1.       zorganizowanie koncertu minimum czterech gwiazd na najwyższym poziomie, powszechnie znanych, mających jak największą rzeszę odbiorców/fanów, reprezentujących różne gatunki muzyczne, z wyłączeniem disco polo,

1.2.       umożliwienie publiczności obejrzenia koncertów topowych artystów,

1.3.       umożliwienie prezentacji dokonań lokalnych twórców przed koncertami gwiazd,

1.4.       zorganizowanie imprezy plenerowej w formie pikniku rodzinnego,

1.5.       zorganizowanie animacji dla najmłodszych – minimum 2 godziny każdego dnia.

2.     Oferent zobowiązany jest do:

2.1.       Przedstawienia oryginalnego hasła przewodniego imprezy.

2.2.       Zapewnienia dostępności sceny i obsługi technicznej dla wykonawców lokalnych.

2.3.       Przedstawienia Zamawiającemu oferty artystów.

2.4.       Zapewnienia koncertów artystów w dniach:

2.4.1.      15.05.2026 r.

2.4.2.      16.05.2026 r.

2.5.       Zawarcia umów z artystami.

2.6.      Przyjęcia na siebie wszystkich obowiązków i odpowiedzialności organizatora imprezy masowej - zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Impreza masowa na minimum 4 tysiące uczestników.

2.7.       Uzyskania wszelkich licencji, zezwoleń, upoważnień i zaświadczeń, które należy otrzymać dla przeprowadzenia imprezy od władz publicznych, zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych, w szczególności: Policji, Straży Pożarnej, Sanepidu i Pogotowia Ratunkowego itp., w tym zgód na postawienie tymczasowych obiektów - sceny, toalet, backstage, itd.

2.8.       Przygotowania projektu organizacji ruchu w uzgodnieniu z Komendą Powiatową Policji w Gostyniu.

2.9.      Zapewnienia  opieki  medycznej  podczas  trwania  imprezy,  zgodnie z obowiązującymi przepisami o bezpieczeństwie imprez masowych.

2.10.    Zapewnienia zabezpieczenia przeciwpożarowego, w tym przygotowania instrukcji przeciwpożarowej.

2.11.   Dokonania czynności dostawy, montażu, najmu, obsługi i demontażu wraz z wywiezieniem zasilania elektrycznego w formie agregatu prądotwórczego (2 szt., ustawione w bezpośrednim sąsiedztwie sceny), dostosowanego odpowiednio mocą do zainstalowanego sprzętu z zapasem mocy w ilości 200 kW lub wyższej, jeśli będzie tego wymagać organizacja imprezy. Zapewnienia agregatów prądotwórczych dla prawidłowego funkcjonowania wystawców, gastronomii, wesołego miasteczka - dodatkowe zabezpieczenie poza scenicznym.

2.12.    Zapewnienia na własny koszt i ryzyko scenotechniki zgodnie z riderami artystów:

2.12.1.  dostawa, montaż, najem, obsługa i demontaż wraz z wywiezieniem sceny, w kolorze czarnym, o wymiarach minimum 12m x 10m, osłoniętych z trzech stron estetyczną czarną siatką z zadaszeniem dwuspadowym. Scena wyposażona będzie w schody oraz podesty pod instrumenty zgodnie z riderami artystów,

2.12.2.  dostawa, montaż, najem, obsługa i demontaż wraz z wywiezieniem systemu elektroakustycznego spełniającego ridery artystów, dostosowanego do wielkości terenu, na którym ma się odbyć impreza, w którego skład wchodzą w szczególności: system liniowy frontowy, miksery, systemy odsłuchu, mikrofony, statywy, okablowanie, itp.,

2.12.3.  dostawa, montaż, najem, obsługa i demontaż wraz z wywiezieniem profesjonalnego oświetlenia estradowego zgodnego z riderami artystów,

2.12.4.  dostawa, montaż, najem, obsługa i demontaż wraz z wywiezieniem ekranów LED według riderów artystów. Zapewnienie ekranów LED
o wymiarach minimum 5m x 3m SMD 8P zamontowanych po obu stronach sceny, wraz z kamerami i minimum dwoma operatorami,

2.13.   Zapewnienia scenotechniki w czasie dyskoteki w dniach 15.05.2026 i 16.05.2026 r. do godziny 1:00,

2.14.   Stworzenia harmonogramu prób akustycznych artystów, z uwzględnieniem obsługi technicznej prób lokalnych zespołów.

2.15.    Zapewnienia ochrony, podczas realizacji projektu, zgodnie z przepisami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych - ochrona osób i mienia podczas trwania imprezy masowej, zgodnie z obowiązującym prawem, a dodatkowo zabezpieczenia mienia i bezpieczeństwa artystów od momentu przyjazdu na teren realizacji projektu, do czasu ich ostatecznego wyjazdu.

2.16.    Zapewnienia (montaż, serwis, demontaż) ogrodzeń terenu imprezy masowej w szczególności:

2.16.1.  zapewnienia dostawy, rozładunku, montażu i demontażu, załadunku i wywozu płotów przenośnych do wygrodzenia terenu imprezy masowej na torze kartingowym w postaci nie mniej niż 250 metrów płotów scenicznych lekkich o wysokości minimum 110 cm oraz nie mniej niż 24 metry (w tym narożniki) ciężkich płotów zaporowych do zabezpieczenia sceny przed dostępem publiczności, a także 100 metrów płotów ażurowych.

2.16.2. płoty muszą być zamontowane do 15.05.2026 r. do godz. 12:00,

2.16.3. demontaż po zakończonej imprezie, maksymalnie do 17.05.2026 r. do godziny 20:00.

2.17.    Zapewnienia czystych i sprawnych technicznie toalet chemicznych dla potrzeb realizacji projektu, w tym:

2.17.1. minimum 22 (dwadzieścia dwie) kabiny typu standard (wyposażone w: deskę sedesową, pisuar, podajnik na 2 rolki papieru toaletowego, zamek wewnętrzny, wskaźnik wolne/zajęte, bezodpływowy zbiornik na fekalia z wentylacją),

2.17.2. 1 (jedna) kabina typu standard dla osób niepełnosprawnych,

2.17.3. 2 (dwie) kabiny typu VIP (wyposażone minimum w: oświetlenie, zbiornik na wodę z umywalką, automatyczny system spłukiwania czystą wodę, zakryty zbiornik na fekalia (niewidoczna zawartość zbiornika), dozownik mydła w płynie, podajnik ręczników papierowych, podajnik na papier toaletowy, deskę sedesową, pisuar, lustro, wieszak na ubranie, wskaźnik wolne/zajęte, zamek wewnętrzny, podwójny system wentylacji), zlokalizowane przy scenie, wraz z pełnym wyposażeniem (ręczniki, papier toaletowy, mydło, woda) w całym okresie trwania imprezy.

2.18.   W czasie realizacji projektu zapewnienia pełnego i bieżącego serwisu toalet (w tym: uzupełnienie ręczników, papieru, mydła oraz usuwanie fekaliów lub wymiana toalet w czasie i zakresie uzgodnionym uprzednio z GOK).

2.19.    Zapewnienia strefy ,,backstage" dla artystów z garderobami i ich wyposażeniem z bieżącą ich obsługą - zgodnie z riderami socjalnymi.

2.20.   Zapewnienia noclegów artystom.

2.21.   Uiszczenia tantiem autorskich za pośrednictwem właściwej terytorialnie Dyrekcji Okręgowej Stowarzyszenia Autorów ZAiKS według programu koncertu od kwoty honorarium artystów.

2.22.   Dostarczenia, zamontowania, uruchomienia, zapewnienia niezbędnych pozwoleń oraz obsługi posiadającej stosowne uprawnienia i doświadczenie, a następnie zdemontowania i usunięcia urządzeń składających się na tzw. Wesołe Miasteczko - tj. urządzenia mechaniczne (rok produkcji powyżej 2010 roku) typu karuzele, tory samochodowe, dmuchańce, eurobungee, itp., dla uczestników w różnych grupach wiekowych.

2.23.   Dostawy, montażu, zaopatrzenia i obsługi stoisk handlowych, w szczególności obejmujących:

2.23.1. sprzedaż piwa i napojów bezalkoholowych - zapewnienie sprzedaży wyłącznie przez podmiot posiadający zezwolenie, o którym mowa w art. 18(1) ust. 4 ustawy  z dnia  26 października  1982 r. o wychowaniu  w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2019 r., poz. 2277),

2.23.2.  stoiska gastronomiczne,

2.23.3.  inne stoiska handlowe - według uznania, po konsultacji z GOK (ze względu na bezpieczeństwo użytkowników toru kartingowego oraz ochronę jego nawierzchni, obowiązuje bezwzględny zakaz sprzedaży i dystrybucji produktów mogących powodować śliskość lub zanieczyszczenie toru, w szczególności: piankożeli, proszków holi, serpentyn w sprayu oraz podobnych artykułów. Produkty te są trudne do usunięcia i prowadzą do niebezpiecznych sytuacji podczas jazdy na torze.

2.23.4.  miejsca siedzące ze stołami pod parasolami dla minimum 500 konsumentów.

2.24.   Przywrócenia całego terenu po zrealizowanym projekcie do stanu poprzedniego, najpóźniej do 18.05.2026 r. do godziny 20:00.

3.  O zamówienie może ubiegać się Oferent, który spełnia następujące warunki:

3.1.      Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3.2.      Ma niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami posiadającymi niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zlecenia.

3.3.      Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zlecenia.

3.4.      Posiada kompleksowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej imprezy, w tym za szkody na osobie lub mieniu osób uczestniczących w projekcie na sumy ubezpieczenia nie mniejsze niż 500.000,00 zł.

3.5.      Posiada doświadczenie poparte referencjami w zakresie organizacji podobnych imprez masowych, na minimum 4 tys. osób.

4.     Oferta ma spełniać następujące warunki:

4.1.       Oferta powinna zachować ważność co najmniej do dnia 27.02.2026 r., będącego datą podpisania Umowy z wybranym Oferentem.

5.     Oferta ma zawierać następujące dokumenty:

5.1.      Autorski program.

5.2.      Aktualny wydruk z ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS, a w przypadku, gdy oferty podpisuje inna osoba niż wskazana we właściwym rejestrze, jako osoba uprawniona do reprezentacji wykonawcy - także pełnomocnictwo dla tej osoby.

5.3.     Uwierzytelnioną kopię   polisy  ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej działalności.

5.4.     Wzór umowy.

5.5.     Referencje w zakresie organizacji podobnych imprez masowych – na minimum 4 tys. osób.

6.     Miejsce i termin złożenia oferty:
6.1.       Oferty należy złożyć w terminie do dnia 10.02.2026 r. do godziny 12:00 
w  zaklejonej  kopercie  w  siedzibie  Zamawiającego:  Sekretariat (I piętro), ul. Hutnika 4, 63-800 Gostyń. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Oferenta oraz napis: Autorski program na zadanie: ,,Dni Gostynia 2026". W przypadku ofert składanych za pośrednictwem przesyłki pocztowej lub kurierskiej, termin na złożenie oferty jest zachowany jeżeli przesyłka ta zostanie skutecznie doręczona Zamawiającemu w ww. terminie.

6.2.      Oferta złożona po w/w terminie nie będzie rozpatrywana.

6.3.       Zamawiający  dopuszcza  po  złożeniu  oferty  przeprowadzenie  negocjacji z wybranym Oferentem w zakresie zasad wykonania autorskiego programu.

7.     Kryteria wyboru oferty:
7.1.       Kryterium wyboru oferty: Autorski Program w 100%.

7.2.       Oceny Autorskiego Programu dokonuje powołana przez Zamawiającego pięcioosobowa komisja. Komisja Komisja dokona oceny ofert kierując się oryginalnością i autorskim charakterem zaproponowanego programu, spójnością koncepcji programowej, atrakcyjnością programu dla mieszkańców, różnorodnością i ilością zaproponowanych form artystycznych, animacyjnych i rozrywkowych, oceną proponowanych artystów, a także repertuaru i innych aktywności proponowanych przez Oferenta.

8.     Wybór Oferty:
8.1.       Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert, jak również udostępniania ofert innym podmiotom - w szczególności innym oferentom.

8.2.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, zaś oferenci mają obowiązek odpowiedzi w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze pod rygorem odrzucenia oferty.

8.3.       Najpóźniej w dniu 13.02.2026 r. Zamawiający powiadomi oferentów, którzy złożyli swoje oferty, o zakończeniu  postępowania  w sprawie wyboru wykonawcy i o wyborze oferty lub o unieważnieniu postępowania.

8.4.       Po wyborze oferty Oferent jest zobowiązany do podpisania Umowy zgodnie z załączonym projektem do dnia 27.02.2026 r. W przypadku uchybienia temu terminowi - Zamawiający jest uprawniony do wyboru innego oferenta lub unieważnienia postępowania.

9.     Zastrzeżenia:
9.1.      Niniejsze zapytanie ofertowe, jak i cala procedura wyboru Wykonawcy oraz zawarcia i realizacji umowy z wykonawcą podlega wyłącznie prawu polskiemu. Sądem właściwym do rozpoznawania wszelkich sporów będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

9.2.       Zamawiający może w każdej chwili odwołać zaproszenie do składania ofert, unieważnić postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy Przedmiotu Zamówienia lub zmienić wskazane w zaproszeniu terminy lub inne warunki - bez podania przyczyny.

9.3.      Oferty złożone w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe będą w każdym przypadku uważane za wiążące oferentów do czasu zawiadomienia oferentów przez Zamawiającego o zakończeniu postępowania w sprawie wyboru wykonawcy lub jego unieważnieniu. Zastrzega się, iż oferenci nie będą uprawnieni do wycofania lub zmiany złożonych ofert.

9.4.       W przypadku zmiany lub uszczegółowienia Przedmiotu Zamówienia w toku ewentualnych negocjacji prowadzonych przez Zamawiającego po złożeniu ofert

przez oferentów i po wstępnym wyborze kilku najlepszych ofert, pozostałym oferentom nie zaproszonym do negocjacji nie przysługuje żadne uprawnienie do żądania zmodyfikowania ich ofert lub ponownego rozpatrzenia zmodyfikowanych ofert. Niniejsze zaproszenie nie rodzi po stronie Zamawiającego jakichkolwiek zobowiązań. W szczególności Zamawiający nie jest zobowiązany do wyboru jakiejkolwiek oferty.

9.5.      Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty, złożeniem jej, składaniem wyjaśnień, udziałem w negocjacjach oraz wszelkie inne koszty, jakie mogą być związane z niniejszym zaproszeniem lub postępowaniem w sprawie wyboru wykonawcy Przedmiotu Zamówienia - każdy z oferentów będzie ponosił we własnym zakresie. Udział w postepowaniu, złożenie oferty, udział w negocjacjach, etc. mają charakter dobrowolny i w żadnym przypadku, żaden z oferentów nie będzie uprawniony do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń od Zamawiającego związanych z odpowiedzią na niniejsze zapytanie ofertowe lub z udziałem w postępowaniu w sprawie wyboru Wykonawcy Przedmiotu Zamówienia.

9.6.       Od wyników postępowania w sprawie wyboru Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek odwołanie lub skarga. Wybór Wykonawcy dokonany przez Zamawiającego będzie jego autonomiczną decyzją, będzie ostateczny i nie będzie podlegał weryfikacji ani zaskarżeniu.

9.7.      Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku  wykonawcy  ustanawiają  pełnomocnika  do reprezentowania ich w postępowaniu ofertowym. Odpowiedzialność oferentów działających wspólnie za wykonanie Przedmiotu Zamówienia jest solidarna.

10. Osoba uprawniona do kontaktów z Oferentem:

Mateusz Kosmaciński, tel. 65 572 7990 e-mail: mkosmacinski@gok.gostyn.pl 

/-/ Tomasz Barton
Dyrektor Gostyńskiego Ośrodka Kultury „Hutnik”